INTRODUCCIÓN

Al contactar y solicitar los servicios de Perfect Smile Experice IPS SAS, “La empresa”, nos confias tus datos personales. Entendemos que es una gran responsabilidad y nos comprometemos a mantener protegida su información, realizando un adecuado tratamiento de los datos personales que recopilemos, conforme el marco normativo que lo regula en Colombia.
Con esta política de privacidad se describe los datos personales que recopilamos, cómo los usamos y copartimos y sus opciones con respecto a ello.

ALCANCE

La presente política de privacidad es vinculante para Perfect Smile Experice IPS SAS en calidad de responsable de los datos a tratar, así como para las filiales, subsidiarias y vinculados económicamente con La Empresa en Colombia y el exterior.
Perfect Smile Experice IPS SAS, es el único responsable del tratamiento de datos, ante el cual pueda dirigirse a su domicilio principal en la ciudad de Medellín, en la carrera 25A Nº 1A sur 45, consultorio 1750, Torre Médica 2 de El Centro Comercial El Tesoro o al correo electrónico comunicacionesperfectsmile@gmail.com.
La información que recolectamos y almacenamos de nuestros pacientes y clientes: depende de la relación que el titular tenga con Perfect Smile Experice IPS SAS , la información que se recopila o almacena puede incluir lo siguiente:
• Datos públicos: es el dato que no sea privado o sensible. Por ejemplo: nombre, número y tipo de documento de identidad, información contenida en documentos públicos, estado civil, oficio o profesión, teléfono y correo electrónico corporativos.
• Datos privados: son aquellos que por su naturaleza íntima o reservada sólo son relevantes para el titular. Por ejemplo: datos de ubicación, información del perfil de la redes sociales del usuario,datos sobre las comunicaciones por teléfono, mensajes de textos, preferencias en redes sociales, composición del grupo familiar, hobbies o aficiones, información laboral, hábitos de consumo, así como datos de contacto como dirección, teléfono y correo electrónico personal, datos de contactos de emergencias, información del itinerario de viaje, incluidas las horas y fechas de reservas de vuelo, alojamiento y vehiculos de transporte.
• Datos sensibles:categoría de datos personales que se reducen a la categoría más íntima y sensible de su titular, cuyo tratamiento inadecuado, puede conllevar a la discriminación y/o al sufrimiento de un perjuicio grave y de difícil reparación. Por ejemplo: fotos de perfil y del estado de su salud orall antes y despúes del procedimiento médico, detalles bancarios o de pago, incluidos los relacionados con su verificación de pago, historia clínica o datos relacionados con la salud oral o general.

LINEAMIENTOS GENERALES

Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales: La Empresa usará la información personal de sus clientes para los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados en la presente política, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo a la vinculación del cliente, particularmente para lo que resulte necesario para la prestación de los servicios encargados, como ejecutar y cumplir el contrato. La autorización de tratamiento de datos sensibles es facultativa.
Finalidades con las cuales serán tratados los datos: con el objetivo de obtener un mejor servicio para empleados, prestadores de servicios, clientes o proveedores, autoriza a Perfect Smile Experice IPS SAS., en calidad de responsable, así como a socios comerciales, filiales, subsidiarias y vinculados económicamente, en calidad de encargadas, a tratar sus datos, incluso los de salud, que son sensibles, pudiendo o no utilizar computación en la nube, para las siguientes actividades:
Finalidades inherentes al objeto contractual o autorizadas por normatividad.
Compartir información con aliados estratégicos para la contratación de productos y servicios, atención de reclamaciones y gestión comercial.
Consultar y obtener copia de la historia clínica o datos clínicos, que son datos sensibles, con la finalidad de evaluar y gestionar los riesgos que puedan afectar la salud, bienestar y calidad de vida.
Transmitir o transferir datos personales con la finalidad de atraer, valorar y captar la atención al cliente; así como para la ejecución de aquellos contratos que sean necesarios para soportar la operación de La Empresa.
Prestar el servicio de salud oral y realizar auditoría de calidad.
Tratar los datos para la atención de cualquier reclamación que se efectúe sobre el producto contratado o atención proactiva del mismo.
Compartir información con los prestadores o proveedores autorizados, para la coordinación de un servicio o solicitud, con las limitaciones y reglas de la presente política.
Realizar evaluaciones sobre la calidad de los productos y servicios ofrecidos por La Empresa.
Ejercer la defensa de Perfect Smile Experice IPS SAS en procesos judiciales que La Empresa adelante o que se adelanten contra ella.

Finalidades inherentes al funcionamiento de la empresa

1Tratar los datos de colaboradores, empleados o aspirantes para efecto de su vinculación, el desempeño de sus funciones o la prestación de sus servicios, el retiro o su terminación. Este tratamiento incluye, entre otros: proceso de selección y actividades vinculantes, reconocimiento y pago de beneficios legales y extralegales, comunicaciones internas y externas, procesamiento de información en diferentes aplicativos tecnológicos instalados en servidores de la compañía o en la nube.
Realizar los pagos y afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social Integral de los empleados y colaboradores.
Tratar datos de salud por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo de La Empresa, para prevenir enfermedades o accidentes de origen laboral, y monitorear las actividades propias del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Tratar los datos para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de La Empresa, pudiendo desarrollarse a través de captura de imágenes en sistemas de video vigilancia y utilizar dicha información en diferentes procesos y procedimientos laborales y administrativos, tales como, investigación para fraudes, prevención del mismo y/o procesos disciplinarios y sancionatarios.

Otras finalidades:

1. Entregar o recibir información con entidades y agremiaciones odontológicas u otras, con la finalidad de adelantar actividades y proyectos del sector salud.
2. Ser contactado para la entrega de ofertas comerciales e información publicitaria.
3. Estudiar el comportamiento digital (redes sociales, páginas web, aplicaciones), para realizar una asesoría integral de productos y servicios, y elaborar un perfilamiento de los intereses y hábitos de consumo.
4. procesar pagos y realizar facturación.
Derechos de los titulares: conforme con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a autorizar el tratamiento de sus datos personales, revocar la autorización, conocer los datos que son tratados, actualizarlos, rectificarlos cuando se considere que existe deficiencia en su calidad, y finalmente solicitar la supresión de datos siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual de continuar con el tratamiento (artículo 2.2.2.25.2.8 Decreto 1074 de 2015), por ejemplo en el caso de las finalidades que son inherentes al objeto contratado y sin las cuales no es posible su ejecución o las inherentes al funcionamiento de La Empresa.
Ejercicio de los derechos sobre los datos personales: los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento, para lo cual podrán comunicarse con la línea de atención al cliente Medellín 324 583 2934, enviar un correo electrónico comunicacionesperfctsmile@gmail.com o establecer contacto a través de los distintos medios tales como sitio web y redes sociales.
Principios generales que se acogen para garantizar la protección de los datos personales de los clientes de La Empresa: dentro del compromiso legal y corporativo de La Empresa para garantizar la confidencialidad de la información personal de sus clientes, empleados y colaboradores se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los ya presentes en la Ley 1581 del 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, y demás normas aplicables, los siguientes:

• Principio de legalidad: no habrá tratamiento de información personal de los clientes, sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.
• Principio de finalidad:la incorporación de datos a las bases físicas o digitales de La Empresa deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada al titular en la cláusula de autorización para el tratamiento y en la política de privacidad.
• Principio de libertad: La Empresa realizará tratamiento de datos personales de sus clientes, cuando cuenten con la autorización de estos o cuando por norma exista una facultad para hacerlo, en los términos del art. 3° literal a) y 6° literal a) de la Ley 1581 del 2012, así como la sección II del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
• Principio de veracidad y calidad: La Empresa propenderá porque la información de sus clientes sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales.
• Principio de transparencia: dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por este, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: La Empresa se compromete a garantizar que únicamente personas autorizadas podrán acceder a la información personal. Asimismo, su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el usuario o por la normatividad. La Empresa dispondrá de medios contractuales para garantizar la confidencialidad y circulación restringida de la información.
• Principio de seguridad: La Empresa adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los titulares, almacenada en bases de datos físicas o digitales, no circule o personas no autorizadas accedan a ella.
• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Entrega de información personal a proveedores de servicios: es posible que para cumplir con la relación contractual que La Empresa sostega con el titular de la información, esta sea entregada o compartida con proveedores para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la ley, tales como instituciones, profesionales de la salud, laboratorios dentales, call centers, empresas de seguros y personas naturales o jurídicas que presten servicios profesionales para efectuar marketing, desarrollo de software, y cualquier otra actividad para llevar a cabo el objeto social de La Empresa y prestar correctamente la atención. Siempre que su información sea entregada o compartida con proveedores, La Empresa se asegurará de establecer unas condiciones que vinculen al proveedor a las políticas de privacidad y seguridad de la información de estas de tal forma que la información personal de los titulares se encuentre protegida. Asimismo, se establecerán acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones responsable-encargado cuando el tipo de entrega lo amerite.
Vigencia del tratamiento de los datos: información suministrada por los titulares permanecerá almacenada por el tiempo que sea determinado por el titular o que sea indicado por ley para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada.
Modificaciones a la política de privacidad y tratamiento de datos personales:La Empresa se reserva el derecho de modificar las normas de confidencialidad y protección de datos con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico y, en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio.
Aceptación de esta política de privacidad: el titular de la información acepta el tratamiento de sus datos personales, conforme con los términos de esta política de privacidad, cuando proporciona los datos a través de nuestros canales o puntos de atención, cuando se vincula a La Empresa, cuando compra y adquiere cualquiera de nuestros productos o servicios.

GOBERNABILIDAD

La aprobación de la presente política está a cargo de el máximo órgano social de La Empresa y cualquier modificación deberá ser aprobada por este mismo órgano.
El oficial de datos de La Empresa o quien haga sus veces será la instancia responsable del manejo y la aplicación de esta política.

INSTANCIAS DE DECISIÓN

Las instancias de decisión en materia de protección de datos personales estarán bajo las definiciones del oficial de datos de La Empresa o quien haga sus veces, el reglamento de trabajo y la normatividad vigente aplicable.

DIVULGACIÓN

La presente política será vinculante y deberá ser publicada a todos los empleados y colaboradores e interesados, dentro de los sitios definidos por La Empresa.
El oficial de datos de La Empresa o quien haga sus veces será el responsable de la administración de esta política y en esa medida gestionará con los involucrados su divulgación, cumplimiento y actualización.

ACTUALIZACIONES

Es posible que actualicemos las políticas ocasionalmente. Si realizamos cambios significativos, los notificaremos por intermedio de las redes sociales. Recomendamos a los clientes revisar periódicamente esta política para obtener información actuaizada sobre nuestras prácticas de privacidad.
El uso de nuestros servicios después de una actualización constituye el consentimiento del aviso modificado en la medida en que la ley lo permita.
Fecha de entrada en vigencia: 20 de octubre de 2023.